在庫管理: 仕入れ管理の徹底 – 小売業業務改善(コンサルティング)事例

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複数店舗を展開する小売業で、店舗発注がある場合には、その管理を徹底する必要がある。以下の記述は在庫管理の徹底を行う為、店舗での発注・入荷・欠品確認といった仕入れ手順の業務改善を行ったコンサルティング事例である。結果として、当社の課題であった仕入れ報告と請求書のズレはなくなった。

当社現状

• 在庫の調整がうまく機能せず、CFを圧迫している場合がある。

• 店長からの仕入れ報告と経理部で集計している請求書の金額がずれる場合がある

• 各店店長の仕入れ業務の標準化がされておらず、実際の運用に不明点が多い。

課題

• 仕入れ管理運用の徹底

  • 仕入台帳(仕入リスト)として全社共通帳票(xlsx)の作成を行い、各店長に周知徹底する etc

  • 伝票の有無に関わらず、発注や発送指示があった場合には必ず仕入台帳に記載する。日次、又は週次で入荷していないものの追跡、台帳に記入がない仕入の入荷の追跡を徹底

調査

• メーカー直送で伝票なしの配送

  • 現在は極マレにあるだけ。メーカから事前に連絡があり、加えて店長からも確認の一報を入れている

• メーカー営業担当者が伝票なしで商品を送ってくる

  • この様な仕入の形は現在は全て断っている

• 発注

  • メーカ・卸の営業が来て、営業が自社に対して発送指示をすることがある。この場合、発注伝票がない。

  • 商談の場には店長は参加しておらず、売り場担当者(発注担当者)が店長に報告を入れている。この分の記録はなく、店長の記憶に頼っている。

• 入荷

  • 入荷検品はアルバイトが行い、納品伝票を店長に渡す。

  • 店長が納品伝票を確認し、店舗控えと本部用に分ける

  • 更にその内容を仕入れ値把握表に記載する

  • 入荷予定日はしっかりと決まっていない。2~3日中に持ってくるというパターンが多い。

• 欠品確認

  • 金曜日の午前中に店長が定番品や客注の入荷を確認。ない場合にはメーカ・卸に即日配送を依頼

現状の運用の問題点

1. 発注伝票がない際には仕入リストへの記載がない為、店長が納品伝票を集める際に、漏れていても気づけない。※ 実際には納品されているので請求は行くはず。

2. 仕入リストに入荷予定日の記載がない為、来ていないものが分からない。

3. 従って、欠品確認・客注商品到着確認はできる(発注伝票を元に仕入リストに記載している為)が、来ていないもの或いは漏れてしまっているモノが分かりにくい。

在庫管理・仕入れ管理 改善案 (コンサルティング提案)

1. メーカ営業の発送指示で発注伝票がない際にも仕入リストに必ず記入する。仕入リストには入荷予定日を記載する。

2. 仕入リストにないものが入荷した場合は、報告がうまく行っていないか、メーカ・卸の手違いであることが分かる。→ 納品伝票が漏れることがない。

3. 毎週金曜日午前中には、従来の欠品と客注未着の確認に加え、それ以外の未着商品について仕入リストの入荷予定日を元に確認する。未着なのか納品伝票が漏れているのかを確認できる。