プレゼンテーション

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プレゼンテーションに当たって、まず最初に考えるべきことは、聴衆の求めるところである。プレゼンテーションでは内容の伝達のみならず聴衆の満足も求められる。聴衆の属性や希望によって構成は変化する。例えば、聴衆が若年層であれば、長時間の集中は難しくあろうし、熟年層であれば話題の展開が速すぎれば理解不足に繋がる可能性がある。

例えば、新商品の告知をするチラシを考えてみる。受け手は誰か。ここでは卸売業の方が店舗の店長さんに伝えるとしよう。そうであれば、新商品の概要より、どうしたらこれを売ることができるか、更に言えば、店舗の売上を増やすことができるか等を訴求することで、関心を持ってもらえるかどうかに大きく影響する。「新製品 ○○○の紹介」よりも「○○○を使った売り場作りと売上向上の事例」の方が明らかに関心の度合いが違うのは想像に難くない。

良い雰囲気を作ることは聴衆の満足感に大きな影響を与える。又、集中力にも良い効果がある。ラポールという言葉がある。この言葉は「共感」とも訳される。元々は臨床心理学の用語でセラピストと患者の間の信頼関係や相性が合うと考えている状態を指す。講師も聴衆と信頼関係を気付くことにより、内容の伝達と聴衆の満足を達成することができる。

講義の最初にはアイスブレークを行う。アイスブレークは冒頭で聴衆の緊張をほぐすために行われる。例えば、殆どの人が該当するような質問をし、てを挙げてもらう、簡単な体操をする、笑いをとる内容を話すなどが考えられる。勿論、講義の時間制約に応じて、どのぐらい時間が掛かるかを計算し、短い時間での講義の際に、余りに長い時間をかけてすべきことではない。

分かりやすい発表とは、即ち論理的な発表である。常にストーリー或いは話の流れを意識させ、明確性と納得性を持たせる必要がある。プレゼンテーションの構成を考える際にも全体から部分への展開を意識する方が良い。

話の流れは幾つか典型がある。SDS法、PREP法、起承転結法、三段話法等である。特に、実業界では、結論から先に述べるSDS法やPREP法が頻繁に利用される。SDS法は Summary-Details-Summaryの順に話の流れを展開する方法であり、PREP法は Point-Reason-Example-Pointの順に話す方法である。

人間は自分の予想と違うことが起こると不安を感じ、集中力を削がれる傾向がある。メンタルモデルという言葉は、人間が入力された情報を既知の事柄を元に理解しようとし、理解できない場合には更に多くの情報を取得し、自らの心象を修正するという例を表したものである。必然的に理解できない事柄を盛り込むことは聴衆の理解度に良くない影響があると結論付けられる。特に、内容ではなく、前後の論理関係が不明な話の流れがないように注意する必要がある。勿論、意図的にこれを行い、聴衆の注意を引く場合は別である。

聴衆に話の流れに疑問を抱かせない工夫として、番号、見出し、箇条書き等がある。又、図示、配色、文字寸法、行間等に配慮し、見やすい資料を作成することも重要である。

講師として聴衆の信頼を得る為には、立ち振る舞いに気をつける必要がる。 ジェスチャー、アイコンタクト、声の大きさ、声の明るさなどによって聴衆は知らず知らずのうちに講師を判断する。

ここでは、視線の配り方を紹介する。ワンセンテンス・ワンパーソン法とジグザグアップ法は、いずれも聴衆に語りかける際の視線の移し方の一例である。ワンセンテンス・ワンパーソン法は、文中の句読点まで、同じ聴衆の法を見続けるという方法である。この際に、句読点が終わるまで完全に一人の聴衆を見続けることが大事である。ジグザグアップ法は、まず左後ろの聴衆に視線を合わせ、次に右前、左中段、右前の順に聴衆に視線を合わせるやり方である。ワンセンテンス・ワンパーソン法とジグザグ法により聴衆は講師から語りかけられているような印象を受ける。

登壇の際の基本動作もある。この際には、遠い方の聴衆から近くの方の聴衆に順に視線を移す方法論である。

聴衆が飽きてきたように見える際には、質問を取る、小グループで話をさせる、雑談、体操を行う等が考えらえるが、やはり一番良いのは休憩を取ることである。

質問者への対応 質問者への対応は、まず一旦相手の考えを認めることが重要である。「おっしゃることも御尤もですね。」と言いながら答えを考える。知らないことははっきり知らないと言っても良いし、不確かなことをお話しできないことを理由に調査後個別に返答することも可能である。又、他の聴衆に問いかける方法も考えられる。

話の長い質問者の話は、うまく遮り、一つ一つお願いする、後で個別に対応する、他の聴衆者にも質問を受ける必要性を理由に後で質問しにきてもらう形を取る。